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举办国际会议流程  
 
 

一、预    报

        各院系单位每年9月预报下一年度拟申办、或对外宣布、或对外承诺的国际会议;未纳入年度预报计划或未通过初审的会议计划,原则上不再受理其申报。国际交流与合作处将在每年预报日期前通知各单位。
        预报时,请各单位填写《年度举办(含主办、申办、承办、合办等)重大国际会议计划表》《年度举办(含主办、申办、承办、合办等)一般性国际会议计划表》,由各单位负责人签字并加盖公章后交给国际交流与合作处。
        所有申报的国际会议计划将在汇总审核后报送上级主管部门。
       

二、申    报

        经预报初审同意的国际会议,请在正式对外公布会议信息前,通过学校国际交流与合作处逐级报批。
        重大性国际会议需至少提前6个月提交详细材料,一般性国际会议请提前3个月提交详细材料。
        正式申报时请填写《举办国际会议申请表》《拟邀请国外代表名单》,由院系单位负责人签字盖章,以纸质版电子版(发至oiec1@bnu.edu.cn形式一同交至国际交流与合作处(京师大厦9912A)。
        会议正式批复后,主办或承办单位方可对外承诺、宣布召开国际会议。

三、会议筹备

        主办单位收到会议批复后,由会议秘书处负责向出席会议的国外代表发正式邀请函,并按规定办理有关与会人员来华手续。
        主办单位负责落实经费来源、会场及会议所需设施等,确保会议顺利召开。

四、会议总结

会议结束后,请在两个月内递交学术性总结。
        会议总结内容包括:
        1.会议概况
        会议名称、规格、时间、地点、会议主办单位及与会人数; 参加会议主要国家和地区;会议交流论文篇数;我国学者参加会议的情况及学术水平。
        2.学术内容
        会上反映当前该学科主要研究领域的重大进展和主攻方向;新出现的学科领域与生长点;重点研究方法和新技术现状及动向,国外未来重点发展的研究领域、前沿课题等。
        3.问题及建议
        对我国该学科领域发展战略的建议,急待加强扶持的研究方向;我国学者在本学科领域的地位;如何跟踪和赶上该学科世界前沿等。
         4.篇幅以3000-8000字为好,并附图片。
         5.另外需与总结一起附上《与会境外代表名单》

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